معرفی

اکثر سازمان ها و نهادهای دولتی برای پیاده سازی سیستم دولت الکترونیک، اقدام به ارایه برخی از خدمات در سایت کرده اند. تعداد این خدمات محدود می باشد و برای ارایه یک سرویس جدید به مراجعه کنندگان، این سازمان ها باید دوباره کدهای جدیدی ایجاد کرده و یا سفارش بدهند.
 
حال فرض کنید که نرم افزاری عمل ایجاد سرویس جدید را به عهده گرفته و نیاز سازمان را به تولید کدهای جدید مرتفع کند. سیستم پاسخگوی امین دقیقا چنین وظیفه ای را به عهده می گیرد.
 
با نصب این نرم افزار در وب سایت می توان هر گونه سرویس اطلاعاتی ارایه داد. جزئیات این سرویس توسط مدیر سیستم تعیین می شود و می توان اطلاعات مورد نیاز را از بانک های اطلاعاتی موجود در سازمان به دست آورد. مثلا اگر سازمان دارای یک سیستم اطلاعاتی مانند سیستم اتوماسیون باشد، می توان با وصل شدن به بانک اطلاعاتی، اطلاعات مورد نظر را به دست آورد.
 

امکانات

  بعضی از امکانات مهم سیستم در قسمت زیر توضیح داده شده اند:
•    ایجاد فرم های سازمانی بر روی اینترنت
برنامه اجازه می دهد تا کاربر سازمان، فرم های موجود در سازمان را به صورت اینترنتی درآورد. این فرم ها بعدا در اختیار مراجعه کنندگان خواهد بود تا از آنها برای انجام کار خود استفاده کنند.


•    قابلیت ارسال پاسخ به روش های گوناگون
این نرم افزار راه های مختلفی را برای ارسال پاسخ به ارباب رجوع و یا رهگیری پرونده توسط آنها، پیش بینی کرده است. کاربر می تواند پاسخ خود را به صورت بر خط بخواند یا اینکه پاسخ سوال یا رهگیری خود را در ایمیل دریافت کند یا اینکه با پیشرفت کاری در هر مرحله ایمیلی به او ارسال شود. همچنین قابلیت ارسال پیام کوتاه برای اطلاع رسانی به کاربر نیز وجود دارد.

•    امکان ایجاد گردش کار بین فرم ها
پس از ایجاد فرم ها، امکان ایجاد ارتباط منطقی بین آنها در اختیار سازمان قرار می گیرد. بدین ترتیب می توان فرم ها مرتبط را در مراحل مختلف کارهای موجود در سازمان قرار داد. با پر کردن هر فرم توسط ارباب رجوع و تایید شدن آن توسط کاربر سازمانی یا نرم افزار، فرم مرحله بعد به او نمایش داده می شود یا به او اطلاع داده می شود که مرحله بعد آماده انجام می باشد تا به سایت مراجعه کند. این روند تا تکمیل شدن مراحل یک کار ادامه خواهد داشت.
کاربر تعریف کننده گردش کار، به آسانی می تواند شرط های مختلفی را براساس اطلاعات ورودی کاربر یا اطلاعات سیستمی بر روی روند کار تعریف کند. نرم افزار با بررسی شرط ها روند کاری پرونده را پیش می برد.

•    امکان اتصال به بانک های داخلی سازمان
هر سازمانی از نرم افزارهایی برای مدیریت امورد داخلی خود استفاده می کند. نرم افزار پاسخگوی امین می تواند با اتصال به این بانک ها، اطلاعات مورد نظر کاربران را استخراج کرده و با فرمت بندی مورد نظر کاربر سازمانی در اختیار، ارباب رجوع قرار دهد.

•    ارایه شماره شناسایی خودکار (تیکت)
ارباب رجوع با هر مراجعه به سازمان یک شماره شناسایی یا تیکت دریافت می کند که برای شناسایی دوباره او به کار می رود. مثلا اگر ارباب رجوع سوالی در مورد نحوه تشکیل پرونده در سازمان بپرسد و پاسخ خود را دریافت کند، سپس دوباره برای تشکیل پرونده با اطلاعاتی به دست آورده اقدام نماید، نرم افزار دوباره او را شناسایی خواهد کرد و کار جدید را در ادامه مسیر قبلی انجام خواهد داد.

•    قابلیت اتصال به سیستم ایمیل سازمانی
مدیر سیستم در سازمان می تواند نرم افزار را به ایمیل کاربران متصل کند. در این حالت نرم افزار خود ایمیل کاری کاربر سازمانی را چک کرده و نامه های ورودی را وارد روند کاری او می کند. بدین ترتیب  ارباب رجوع می تواند با ارسال یک ایمیل از هر نرم افزار یا سایت عمومی، اقدام به دریافت خدمات سازمانی بکند.